Zambon Privacybeleid

Dit privacybeleid beschrijft de verzameling, opslag en het gebruik van persoonsgegevens die door ons, Zambon, wordt verzameld en gebruikt in het kader van onze relatie met u als leverancier, verkoper, consultant, sollicitant, distributeur, zorgverlener of patiënt. Dit beleid kan in verschillende opzichten op u van toepassing zijn, of slechts in één van deze opzichten.

U hebt het recht om geïnformeerd te worden over onze praktijken op het gebied van gegevensverwerking en om de persoonsgegevens die wij over u bewaren te controleren. Via dit privacybeleid willen we u transparant en gedetailleerd informeren over de manier waarop en de redenen waarvoor wij uw persoonsgegevens verzamelen, opslaan en gebruiken, en over hoe u uw rechten uit hoofde van de wetgeving inzake gegevensbescherming kunt uitoefenen.

Dit privacybeleid is uitgegeven op 1 september 2018.

 

1. Wie we zijn

Zambon Nederland B.V. is een vennootschap gevestigd op de Basicweg 14b, 3821 BR te Amersfoort, Nederland  en die ingeschreven is in het register Kamer van Koophandel onder het nummer 31036233 ("Zambon" of "Wij").

Als verantwoordelijke voor de verwerking van gegevens respecteren wij uw recht op privacy en zullen wij de persoonsgegevens die u aan ons verstrekt alleen verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming en zoals beschreven in dit beleid. (De toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming omvat i) de algemene verordening gegevensbescherming (Verordening 2016/679) ("AVG"); en ii) alle andere bestaande of nieuwe toepasselijke wetten die betrekking hebben op of van invloed zijn op de verwerking van informatie van een persoon en de persoonlijke levenssfeer).

Als u vragen hebt over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verzamelen, opslaan en gebruiken, of als u andere privacy-gerelateerde vragen hebt, kunt u ons een e-mail sturen via privacy-nl@zambongroup.com.

We verzamelen nooit opzettelijk gegevens van kinderen jonger dan 16 jaar zonder verifieerbare toestemming van de wettelijke vertegenwoordiger.


2. De persoonsgegevens die wij over u verzamelen en de doeleinden waarvoor wij deze verzamelen:

Hieronder vindt u een overzicht van:

  • de categorieën persoonsgegevens die wij of gegevensverwerkers (derden) namens ons over u kunnen verzamelen, gebruiken en opslaan;
  • de doeleinden waarvoor deze informatie wordt verzameld;
  • de rechtsgrondslag voor de verwerking.

 

Overzicht van de categorieën persoonsgegevens die wij (of gegevensverwerkers die voor ons optreden) over u kunnen verzamelen, gebruiken en opslaan:

 

Beroepsbeoefenaars uit de gezondheidszorg (gezondheidszorgprofessionals):

Informatie die we kunnen verzamelen en verwerken omvat:

  • Contactgegevens, bijv. naam, adres
  • E-mail adres
  • E-mails
  • Bankgegevens
  • BTW- of bedrijfsregistratienummer
  • Specialiteit
  • Contactgegevens van het bedrijf en bedrijfsnummer
  • Nationaal registratienummer en/of KvK- of BIG-nummer
  • Machtiging tot het verzenden van informatie betreffende producten
  • CV's (andere gegevens uit het arbeidsverleden of referenties)
  • Waardeoverdrachten (in het kader van het transparantieregister)
  • Voorschrijfgedrag
  • Voorkeuren voor het gebruik van bepaalde geneesmiddelen
  • Medische vragen met betrekking tot onze producten
  • Verzoeken om medische monsters
  • Contactgegevens van de partner (in geval van nood tijdens geboekte reis door Zambon)
  • Gegevens over gezondheid
  • Veiligheidsrapporten met betrekking tot hun patiënten
  • Beschrijving van patiënten casussen (bv. in promotiemateriaal)
  • Gegevens uit medisch onderzoek
  • Gebruiksgegevens website

 

Patiënten

Informatie die we kunnen verzamelen en verwerken omvat:

  • Contactgegevens, bijv. naam, adres
  • E-mail adres
  • E-mails
  • Behandelende arts
  • Beschrijving van patiënten casussen (bv. in promotiemateriaal)
  • Video's/foto's (via gezondheidszorgprofessionals in het kader van promotiemateriaal, getuigenissen van patiënten)
  • Machtiging tot het verzenden van informatie betreffende producten
  • Gegevens over gezondheid zoals: Fysieke/mentale gezondheid; Eerdere medische aandoeningen; Huidige/aanhoudende medische aandoeningen; Bijwerkingen; Geneesmiddelen; Gegevens uit medisch onderzoek; Gegevens uit marktonderzoeken (geanonimiseerde patiëntgegevens, weergegeven in leeftijdsgroepen)
  • Genetische gegevens
  • Gegevens met betrekking tot etniciteit en ras

 

Andere; Leveranciers; Verkopers; Consultants; Agents; Distributeurs

Informatie die we kunnen verzamelen en verwerken omvat:

  • Contactgegevens, bijv. naam, adres
  • E-mail adres
  • Telefoonnummer
  • Volledige contactgegevens van de werkgever (of van de leverancier, verkoper, consultant, agent of distributeur zelf wanneer het om een natuurlijk persoon/betrokkene gaat), met inbegrip van het website-adres
  • BTW- of KvK-nummer Bankgegevens
  • Openingstijden
  • Voorkeur contracttype
  • Nationale registratienummers
  • Overeenkomsten en contracten

 

Gegevens die we verzamelen in specifieke situaties

Specifiek met betrekking tot sollicitanten, kunnen we contactgegevens (naam, adres, telefoonnummer), beoordelingsformulieren, cv's, referenties, accountgegevens van social media (bijv.: LinkedIn), achtergrondchecks (bijv.: ter bevestiging van beroepskwalificaties) en gespreksverslagen verzamelen.

Deze informatie slaan we op en gebruiken we om stappen te ondernemen (besluiten om wel of niet aan te werven) op verzoek van de sollicitant, vooraleer we een mogelijk dienstverband aangaan.

Cookies en soortgelijke technologieën, We kunnen persoonsgegevens over u verzamelen zoals beschreven in onze cookie policy, die terug te vinden is op www.zambon.com en op www.zambon.nl


3. Voor welke doeleinden mogen uw gegevens worden verwerkt en gebruikt?

Zambon verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens voor de hieronder beschreven doeleinden. De verwerking is beperkt tot de specifieke doeleinden van haar activiteiten en Zambon zorgt ervoor dat alleen de noodzakelijke en relevante gegevens worden verwerkt voor het specifieke doel in kwestie.

In het algemeen verwerkt Zambon uw gegevens in de situaties die wettelijk zijn toegestaan, meer specifiek:

  • om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen van Zambon;
  • om de voorbereidende stappen te nemen die nodig zijn voor het sluiten van een overeenkomst en de uitvoering ervan;
  • voor het behartigen van de legitieme belangen van Zambon, rekening houdend met een billijk evenwicht tussen de belangen van Zambon en uw rechten en vrijheden;
  • in specifieke gevallen, met uw toestemming, als gevolg van een specifiek en ondubbelzinnig verzoek, voorafgegaan door duidelijke en begrijpelijke informatie, die u te allen tijde kunt intrekken conform de wet.

 

3.1 Naleving van de wet

Zambon is gebonden aan tal van wetten en voorschriften die vereisen dat uw gegevens worden verwerkt als onderdeel van haar activiteiten. Deze verplichtingen kunnen tot gevolg hebben dat Zambon samenwerkt met de bevoegde autoriteiten en/of derden en in voorkomend geval bepaalde van uw gegevens aan hen doorgeeft.

Deze verplichtingen vallen onder meer binnen de volgende wettelijke en regelgevende domeinen:

  • de Geneesmiddelenwet en haar uitvoeringsbesluiten;
  • de Wet Inkomstenbelasting 2001 en meer in het algemeen de verplichting van Zambon om bij te dragen tot de strijd tegen fraude en belastingontduiking;
  • het transparantieregister (inclusief de meldingsplicht van premies of uitkeringen die zij direct of indirect aan beroepsbeoefenaars en organisaties uit de gezondheidszorg doet);
  • rapportering van ongewenste voorvallen, bijwerkingen of neveneffecten: Zambon is verplicht om de relevante informatie voor de geneesmiddelenbewaking wereldwijd aan de gezondheidsautoriteiten te melden (ook aan landen die mogelijk een ander niveau van gegevensbescherming hebben dan de EU). Voor de gezondheidszorgprofessionals bevat het rapport de naam, het beroep (bijv. arts, apotheker), de initialen of het adres, het e-mail adres en het telefoonnummer zoals opgegeven. De contactgegevens zijn nodig om samen met de melder kwalitatief hoogwaardige en volledige informatie over ongewenste voorvallen te verkrijgen. Als de melder zijn of haar contactgegevens niet wenst op te geven, wordt "privacy" ingevoerd in het naamveld van de melder. Voor patiënten bevat de melding alleen leeftijd, geboortedatum, geboortejaar, geslacht en initialen zoals opgegeven, maar nooit de naam van de patiënt.
  • de verplichting bij te dragen tot de bestrijding van marktmisbruik, de opsporing van bepaalde informatie en de melding daarvan aan de bevoegde autoriteiten;
  • klachtenafhandeling en meer in het algemeen de verplichting om consumenten van Zambon producten en diensten te beschermen.

 

3.2 Contractuele relaties met Zambon

In sommige gevallen zal Zambon bepaalde gegevens moeten verkrijgen en verwerken alvorens overeenkomsten af te sluiten, met name

  • te reageren op uw vragen of verzoeken met betrekking tot producten of diensten;
  • de voorwaarden vast te stellen waaronder de overeenkomst zal worden gesloten, en de uitvoering ervan te waarborgen.

In het kader van de uitvoering of het beheer van bestaande overeenkomsten, moet Zambon een aantal gegevensverwerkingsprocessen en -verrichtingen van verschillende types implementeren om te voldoen aan administratieve en boekhoudkundige verplichtingen, alsook om haar zakelijke relatie met u te beheren.

Dit kan de verwerking van persoonsgegevens omvatten voor:

  • algemene administratie, zoals de verwerking of uitvoering van documenten of onderliggende transacties, verrichtingen, projecten of taken in verband met de zakelijke relatie (bijv. de overeenkomst zelf, inkooporders, verzending of douane, beheer van bestellingen of monsters, leveringen, facturering van materiële en immateriële diensten, betalingen enz;
  • organiseren van uw deelname aan een evenement; u voorzien van praktische / logistieke informatie over het evenement; u laten genieten van premies en voordelen van Zambon binnen de grenzen van de geldende wetgeving;
  • verplichtingen uit te voeren of Zambon's rechten af te dwingen in verband met onze contractuele of zakelijke relatie met u of met een derde partij;
  • de verleende diensten en/of geleverde producten certificeren, kwalificeren, beheren;
  • ontmoetingen met vertegenwoordigers organiseren;
  • onderhandelingen over contractuele voorwaarden;
  • deelnemen aan openbare of particuliere aanbestedingen;
  • het ondersteunen en onderbouwen van Zambon's standpunt, aantijgingen, argumenten, verweer, conclusies, in geschillen en gerechtelijke procedures waarbij u of een derde partij betrokken zijn;
  • het gebruik van onze website analyseren om de inhoud voortdurend te verbeteren en de prestaties ervan te meten;
  • onze website en onze communicatie naar u toe te optimaliseren en op maat te maken.

In dit verband kunnen uw gegevens intern binnen Zambon worden gedeeld met verschillende afdelingen en diensten, waaronder afdelingen en diensten die niet direct verantwoordelijk zijn voor de relatie met u of de uitvoering van een specifieke overeenkomst.

Zambon kan uw gegevens verwerken voor aanvullende doeleinden die verband houden met haar relatie met u of met de uitvoering van de overeenkomst.

 

3.3 Rechtmatige belangen van Zambon

Zambon verwerkt uw gegevens ook voor het realiseren van haar rechtmatige belangen. Zambon streeft hierbij naar een goed evenwicht tussen de noodzaak om gegevens te verwerken en de eerbiediging van uw rechten en vrijheden, inclusief de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

Persoonsgegevens worden daarom verwerkt voor:

  • Technische commerciële informatie: de analyse van potentiële concurrenten en zakenpartners en de prospectie en evaluatie van potentiële zakenpartners;
  • Public relations: marketing en het creëren van goodwill voor de onderneming. Zambon kan u (i) vragen stellen over uw tevredenheid met het oog op de verbetering van haar diensten; (ii) uitnodigingen om deel te nemen aan wetenschappelijke evenementen; en (iii) gerichte advertenties sturen die voor u interessant kunnen zijn;
  • Marktonderzoek: studies naar voorschrijfgedrag, voorkeuren en andere intenties van mensen om bedrijfsstrategieën te bepalen;
  • Veiligheid: om de veiligheid van personen en goederen te waarborgen;
  • Statistisch onderzoek: het uitvoeren van statistische enquêtes of het verkrijgen van een statistisch resultaat (bijv. verspreiding van algemene informatie, bijstand bij planning en besluitvorming en dienstverlening aan de wetenschap)
  • Historisch onderzoek: uit particuliere of openbare archieven met het oog op de analyse van een gebeurtenis uit het verleden of om een dergelijke analyse mogelijk te maken.

 

3.4 Specifiek rechtmatig belang van Zambon: Direct marketing

Zambon voert marktsegmentatie en profilering uit, in het bijzonder op basis van de bedrijfsactiviteiten van gezondheidzorgprofessionals, het voorschrijfgedrag, de behoeften van patiënten, enz. - om u passende producten en diensten aan te bieden die aansluiten bij uw professionele en persoonlijke situatie en de producten / diensten waarover u reeds beschikt.

Zambon kan onder andere persoonsgegevens verwerken:

  • om u advertenties te sturen die voor u interessant kunnen zijn en om u tevredenheidsenquêtes te sturen over de diensten die Zambon u aanbiedt, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving;
  • Zambon kan u (i) vragen stellen over uw tevredenheid met het oog op de verbetering van haar diensten; (ii) uitnodigingen om deel te nemen aan wetenschappelijke evenementen; en (iii) gerichte advertenties sturen die voor u interessant kunnen zijn;
  • voor de analyse van het gedrag van klanten of toekomstige klanten, alsook voorkeuren op basis van aankopen en andere parameters en/of interacties met klanten;
  • haar marketingcampagnes verder uit te werken en voor te bereiden.

 

3.5 Uw toestemming voor het verzenden van elektronische communicatie

Zambon kan uw persoonlijke elektronische contactgegevens, namelijk uw mobiele telefoonnummer en e-mail adres, verwerken om u gepersonaliseerde informatie, advertenties of voorstellen te sturen via direct marketing of nieuwsbrieven. In dit geval vraagt Zambon voorafgaand uw specifieke toestemming.


4. Bronnen van persoonsgegevens

 

Persoonsgegevens die u ons geeft

U kunt ons persoonsgegevens over u geven door formulieren op onze website in te vullen of door u te registreren op onze website of door met ons te corresponderen per telefoon, e-mail of anderszins. Dit omvat informatie die u verstrekt wanneer u zich registreert voor het gebruik van onze website, wanneer u zich abonneert op het ontvangen van e-mail berichten en/of promotiemateriaal van ons, wanneer u zich inschrijft voor het ontvangen van informatie van ons, wanneer u meedoet aan een prijsvraag, promotie of enquête, of wanneer u een probleem met onze website meldt.

 

Persoonsgegevens die we ontvangen van andere bronnen

Wij kunnen persoonsgegevens over u ontvangen wanneer u gebruik maakt van een van de andere websites die wij exploiteren of de andere diensten die wij verlenen. In dit geval hebben we u bij het verzamelen van deze gegevens laten weten dat deze intern kunnen worden gedeeld en kunnen worden gecombineerd met gegevens uit andere bronnen.

We werken ook nauw samen met derden, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, zakenpartners, onderaannemers in technische en leveringsdiensten, advertentienetwerken, analysedienstverleners, zoekinformatieleveranciers en kunnen persoonsgegevens over u van hen ontvangen. In dit geval zullen deze gegevensverwerkers u hebben geïnformeerd op het moment dat zij die gegevens hebben verzameld dat deze met anderen kunnen worden gedeeld.


5. Openbaarmaking van persoonsgegevens

We zullen uw persoonsgegevens niet bekendmaken, verkopen of verhuren aan derden, tenzij u hiermee hebt ingestemd. Als u hiermee instemt, maar later van gedachten verandert, kunt u contact met ons opnemen en zullen wij dergelijke activiteiten staken.

We kunnen persoonsgegevens doorgeven aan de volgende categorieën van ontvangers (in alle gevallen uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is om hun functies te vervullen):

  • onze medewerkers (inclusief werknemers en externe consultants), professionele adviseurs en agenten;
  • andere functies en bedrijven binnen de wereldwijde Zambon groep;
  • externe dienstverleners die uw persoonsgegevens namens Zambon verwerken en die contractueel verplicht zijn om uw persoonsgegevens vertrouwelijk en voldoende beveiligd te bewaren;
  • kopers of potentiële kopers van het geheel of een deel van Zambon's activiteiten (en hun professionele adviseurs), onder een geheimhoudingsverplichting;

6. Bewaring van gegevens

Wij zullen persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is voor het realiseren van de in dit privacybeleid uiteengezette doeleinden. De bewaartermijn kan dus per doel verschillen en kan soms heel kort zijn, zoals bijvoorbeeld voor de persoonsgegevens van sollicitanten. Of langer, bijvoorbeeld wanneer de bewaring ervan vereist is voor de uitvoering van de overeenkomst of het voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, het behandelen van rechtsvorderingen en het oplossen van geschillen. Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn(en) worden persoonsgegevens gewist.


7. Internationale doorgifte

Wanneer wij persoonsgegevens die wij van u verzamelen, doorgeven aan externe gegevensverwerkers in landen buiten de Europese Economische Ruimte die geen passend beschermingsniveau bieden, zorgen wij ervoor dat passende instrumenten voor dergelijke gegevensoverdracht worden gebruikt, zoals het aangaan van de modelovereenkomstbepalingen van de Europese Commissie.


8. Veiligheid

Zambon heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de persoonsgegevens die u ons verschaft te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen vernietiging, verlies of schade.


9. Uw rechten

Als betrokkene heeft u de volgende rechten:

a) het recht op inzage tot de persoonsgegevens die wij over u bewaren;

b) het recht om ons te vragen verouderde of onjuiste persoonsgegevens die wij over u bewaren te verbeteren of bij te werken;

c) indien de verwerking op uw toestemming is gebaseerd, het recht om de toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan;

d) het recht om gegevens te wissen wanneer aan de voorwaarden van artikel 17 AVG is voldaan;

e) het recht op beperking van de verwerking wanneer aan de voorwaarden van artikel 18 AVG is voldaan;

f) het recht op gegevensportabiliteit voor zover de voorwaarden van artikel 20 AVG op u van toepassing zijn;

g) het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, voor zover voldaan is aan de voorwaarden van artikel 21 AVG;

h) het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit;

i) het recht om af te zien van alle direct marketing communicatie die wij u (met uw  toestemming) kunnen sturen.

U kunt deze rechten te allen tijde uitoefenen door een e-mail te sturen naar privacy-nl@zambongroup.com (Met uitzondering van paragraaf 9(h) van dit beleid).